Sechs Schritte zur agilen Kommunikationsabteilung

Für Unternehmen sowie für deren Kommunikationsabteilungen gilt: Agilität findet in sechs grundlegenden Dimensionen statt. Diese muss die Kommunikationsabteilung angehen, um den Wandel nicht nur kommunikativ zu begleiten, sondern selbst aktiver Teil davon zu sein: Strukturen und Prozesse, Kultur und Menschen, Tools und Technologien.

 

Wie baut man eine agile Kommunikationsabteilung auf?

Map - Hintergrundbild

Strukturen: Agile Organisationen setzen verstärkt auf vernetzte, selbstständig arbeitende Teams. Flache Strukturen und Dezentralisierung beschleunigen die Entscheidungsfindung. Dies kann (muss aber nicht) durch offen gestaltete Arbeitsplätze unterstützt werden.

 

Prozesse: Schnellere Entscheidungs- und Lernzyklen helfen Organisationen dabei, schneller zu Ergebnissen zu kommen. Standardisierte Arbeitsweisen (z. B. mit Hilfe agiler Tools) machen diese Prozesse transparent und effizienter. Prozesse sollten von ständigem Feedback, Lernen und Wissensaustausch geprägt sein.

 

Tools: Es gibt eine Vielzahl von agilen Arbeitsmethoden, darunter etablierte Tools wie Scrum, Kanban oder Design Thinking. Sie beinhalten Elemente und Techniken, um in Projekten agil zu arbeiten.

 

Mitarbeiter: Führungskräfte und Mitarbeiter benötigen ein neues Mindset: Sie sollten offen für Zusammenarbeit, Austausch und Selbstmanagement sein. Unternehmen müssen in kontinuierliche Weiterbildung investieren und die Mitarbeiter durch neue Anreize und Karrieremöglichkeiten motivieren.

 

Technologien: Projektmanagementsoftware und Wissensmanagement-Plattformen bilden das (vor allem digitale) technologische Rückgrat. Sie helfen bei der Durchführung von Projekten mit Teammitgliedern an verschiedenen Standorten, erfassen Erkenntnisse und speichern Wissen.

 

Kultur: Agilität heißt zuallererst Kulturwandel. Es braucht eine Kultur, die auf Zusammenarbeit und Austausch beruht. Das Enabling und Empowering von Mitarbeitern sind wichtige Erfolgsfaktoren. Gleichzeitig müssen Fehler und Risiken stärker toleriert werden.

 

 

Zentrale Erkenntnisse

  • Unternehmen (und ihre Kommunikationsabteilungen) müssen sechs Dimensionen aufeinander abstimmen, um agil zu werden.

  • Strukturen & Prozesse: Die komplexesten und anspruchsvollsten Schritte sind der Aufbau neuer Strukturen, die Schaffung flacherer Hierarchien und die Verbesserung der Zusammenarbeit in Teams. Einige Kommunikationsabteilungen haben begonnen, "Inseln der Agilität" zu schaffen, während andere grundlegendere Tranformationen anstreben. Die Mehrheit ist jedoch nach wie vor zurückhaltend, wenn es darum geht, radikale Veränderungen umzusetzen und Hierarchien abzubauen.

  • Kultur & Menschen: Das Mindset der Mitarbeiter zu ändern und eine neue Unternehmenskultur zu fördern, gelten als die wichtigsten Hebel. Ohne das Engagement und die Offenheit von Führungskräften und Mitarbeitern wird Agilität nie zum Leben erweckt. Die neue Unternehmenskultur sollte auf Empowerment, Zusammenarbeit und gemeinsamer Verantwortung basieren. Sie erfordert auch eine offene Fehlerkultur.

  • Tools & Technologien: Agile Tools und Technologien bilden die Grundlage für eine neue Art der Zusammenarbeit und unterstützen Teams dabei, agiler zu werden. Agile Tools wie Scrum oder Kanban oder Elemente agiler Techniken lassen sich relativ einfach implementieren und funktionieren nach dem Trial-and-Error-Prinzip.

 

Methode

  • Zunächst wurde eine systematische interdisziplinäre Literaturrecherche durchgeführt, um ein umfassendes Verständnis von Agilität und ihrer Kernelemente zu gewinnen.
  • Mehrere konzeptionelle Frameworks zu Agilität wurden analysiert und relevante Aspekte für das Kommunikationsmanagement zusammengefasst.
  • Es wurden 38 Tiefeninterviews mit Kommunikationsleiter/innen und Senior Kommunikationsmanagern multinationaler Unternehmen zwischen Januar und März 2018 durchgeführt. Die Unternehmen kommen aus verschiedenen Branchen und repräsentieren zusammen mehr als drei Millionen Mitarbeiter.
  • Zwischen August und September 2018 wurden erste Fallstudien durchgeführt, um weitere Erkenntnisse über den Umgang mit Agilität in Kommunikationsabteilungen zu gewinnen. Weitere Fallstudien folgen.

 

Wissenschaftlicher Hintergrund

  • Wie Unternehmen mit der sich ständig verändernden Umwelt - heute als "VUCA world" bezeichnet - erfolgreich umgehen können, ist seit Jahrzehnten ein vorherrschendes Thema in der Wirtschaft und Wissenschaft.
  • Bereits in den 1920er Jahren und insbesondere in den 1960er Jahren begannen Managementforscher Konzepte zu entwickeln, wie Unternehmen mit einer zunehmend volatilen Umwelt umgehen. Das Konzept zu Agilität wurde in den 90er Jahren von Forschern der Lehigh University, Pennsylvania, entwickelt.
  • Ursprünglich konzentrierte sich das Konzept von Agilität auf die agile Produktion. Das Konzept gewann an Bedeutung, als es von der Softwareindustrie aufgegriffen worden ist. Dort wird Agilität auch heute noch am häufigsten angewendet.
  • Seit einem Jahrzehnt ist Agilität zu einem der meistdiskutierten Managementkonzepte unserer Zeit geworden.