Ziele der internen Kommunikation virtuell erreichen


Commitment

Wie kann die interne Kommunikation unterstützen, dass Mitarbeitende virtuell überzeugt werden sich zu engagieren?

  • Um die Mitarbeitenden über Ziele, Werte und zukünftige Entwicklungen zu informieren, helfen Unternehmensveranstaltungen wie virtuelle Townhall-Meetings mit der Möglichkeit Fragen zu stellen. Darüber können virtuelle Dialogformate mit Führungskräften, z. B. Home Stories des CEO Nähe schaffen.
     
  • Gemeinsame virtuelle Mittagessen oder Online-Escape-Room-Spiele können dazu beitragen den fehlenden persönlichen Kontakt auszugleichen.
     
  • Anerkennung, Wertschätzung und Unterstützung ist auf Distanz besonders wichtig, um das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern z. B. durch die Auszeichnungen für besondere Leistungen.

 

Engagement

Wie kann die interne Kommunikation Führungskräfte befähigen, die Motivation ihrer Mitarbeitenden in einem virtuellen Arbeitsumfeld zu erhöhen?

  • Interne Kommunikatoren agieren immer häufiger als Coach für Führungskräfte. In Kommunikationstrainings lernen sie ihren Mitarbeitenden Vertrauen zu vermitteln und besser mit ihnen zu kommunizieren, um so ihr Engagement zu fördern.
     
  • Regemäßige Treffen der Führungskräfte und Kommunikationsexpertinnen und Experten sind wichtig, um gemeinsam Herausforderungen und Lösungen zu erörtern. Darüber hinaus helfen Reminder mit Tipps, um ihre Teams im Arbeitsalltag einfacher zu motivieren.
     
  • Um die Bedürfnisse und Anliegen der eigenen Mitarbeitenden zu ermitteln, können außerdem Befragungen durchgeführt werden.

"Transparenz schaffen, relevante Inhalte für verschiedene Zielgruppen bereitstellen und Möglichkeiten zur Teilnahme bieten – das ist heute entscheidend. Wenn unsere Kolleginnen und Kollegen im Social Intranet Fragen stellen oder Kommentare abgeben, müssen wir angemessen reagieren. Sie zu ignorieren ist das Schlimmste, was wir tun können.
Heute müssen wir in der Kommunikation Herausforderungen und Probleme proaktiv angehen. Wir sind nicht nur Absender von Unternehmensnachrichten. Das ist Vergangenheit. Heute geben wir Orientierungshilfen, erklären den Kontext und beraten die Führungskräfte."

Birgit Ziesche, Head of Global Internal Communications, Henkel


Mitarbeiterbeteilugung

Wie kann die interne Kommunikation sicherstellen, dass sich alle Mitarbeitenden gleichermaßen virtuell beteiligen können?

  • Interne soziale Medien spielen eine wichtige Rolle. Dafür sollte die interne Kommunikation Dialogformate über das Intranet und in internen sozialen Medien bereitstellen, dass Mitarbeitende Beiträge kommentieren, liken und teilen können.
     
  • Zudem können bei Dialogformen mit Führungskräften, Mitarbeitende anhand eines Votings entscheiden, welche Fragen gestellt werden.
     
  • Auch die Veröffentlichung von Blog-Beiträgen von Mitarbeitenden und Video-Statements des CEO mit Kommentarfunktion können dazu führen, dass sich Mitarbeitende mehr beteiligen.
     
  • Virtuelle Workshops zu bestimmten Themen und in kleinen Gruppen schaffen zusätzliche Möglichkeiten, dass sich die Belegschaft austauschen kann.


Zusammenhalt

Wie kann die interne Kommunikation unterstützen, Zusammenhalt unter den Mitarbeitenden zu erreichen?

  • Damit sich Mitarbeitende trotz fehlender Interaktion mit der Organisation verbunden fühlen, sind virtuelle Veranstaltungen wichtig.
     
  • Virtuelle After-Work-Drinks, virtuelles Yoga und virtuelles Kochen können dazu beitragen, damit sich alle zugehörig fühlen.
     
  • Auch wenn in Onlinemeetings alle beteiligten Personen ihre Kamera anschalten, kann das zu einem verbesserten Gemeinschaftskeitsgefühl führen.
     
  • Darüber hinaus unterstützt das Wort „Wir“ in der Kommunikation den Aufbau einer gemeinsamen Identität und somit den Zusammenhalt in der Belegschaft.

Wie zufrieden sind Mitarbeitende mit den Informationen, die sie von ihrem Unternehmen bekommen?

Weitere Themen:

 

Zentrale Erkenntnisse der Studie

  • Herausforderungen: Durch den eingeschränkten persönlichen Kontakt bei einer virtuellen Zusammenarbeit wird es schwieriger, Mitarbeitende zu binden und zu motivieren. Es müssen neue Formate entwickelt werden, die alle Mitarbeitenden ansprechen und einbeziehen, auch diejenigen, die vor Ort arbeiten. Die spezifischen Bedürfnisse und Anliegen der Mitarbeitenden müssen daher ermittelt werden.
     
  • Ziele: Um die Hauptziele der internen Kommunikation zu erreichen, sind Kreativität und neue Ansätze gefragt. Die Bindung zwischen den Mitarbeitenden und dem Unternehmen lässt sich z. B. durch wertschätzende Botschaften und virtuelle Veranstaltungen stärken. Mehr Partizipation kann durch interaktive Kommunikation auf Plattformen erreicht werden, auf denen sich Mitarbeitende austauschen können. Um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu fördern, können z. B. virtuelle Freizeitangebote helfen.
     
  • Risiken: Eine virtuelle Arbeitswelt schafft mehr Flexibilität, lässt jedoch zunehmend die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen. Das kann zu einer „Always on“ Mentalität führen und sogenannten „Technostress“ auslösen. Auch braucht es neue Ideen, um die Gefahr einer Zweiklassengesellschaft zu minimieren, bei der die Mitarbeitenden ohne Computerarbeitsplatz weniger gut in die Kommunikation integriert sind.
     
  • Zukunft: Laut der Umfrage der Universität Wien bevorzugen die meisten Arbeitnehmer hybride Arbeitsformen. Zukünftiges Arbeiten wird zunehmend virtueller sein. Für die Arbeit der internen Kommunikation ist es daher umso wichtiger, ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeitenden zu haben und sie zu befähigen, selbst zu kommunizieren und neue Formate auszuprobieren.

 

Methode

Die Untersuchung wurde von Prof. Dr. Sabine Einwiller und ihrem Team an der Universität Wien durchgeführt. Sie umfasste vier aufeinanderfolgende Phasen:

  1. Literaturrecherche wissenschaftlicher und praxisorientierter Literatur zu virtueller interner Kommunikation und Zusammenarbeit.
     
  2. Vertiefende Interviews mit 16 Kommunikationsexpertinnen und Kommunikationsexperten aus verschiedenen deutschen und österreichischen Unternehmen wurden im März und April 2021 (etwa ein Jahr nach Ausbruch der COVID-19-Pandemie in Europa) virtuell durchgeführt. Ziel war es, Herausforderungen und geeignete Kommunikationsmaßnahmen in Zeiten virtueller interner Kommunikation herauszufinden.
     
  3. Halbstrukturierte Interviews: 60 Mitarbeitende in österreichischen oder deutschen Organisationen wurden befragt, wie sie die Veränderungen zu virtuellem und flexiblem Arbeiten erleben und wie sie interne Kommunikationsmaßnahmen dazu wahrnehmen.
     
  4. Zwei Online-Befragungen von 1.000 Mitarbeitenden, die in österreichischen oder deutschen Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitende beschäftigt sind.
    - Ziel der Umfrage 1 war es, die Wahrnehmung der internen Kommunikation und ihre Auswirkungen auf die Organisationsebene zu untersuchen. 
    - Umfrage 2 befasste sich mit der Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams.

Das Forschungsteam führte 16 Interviews mit Expertinnen und Experten für interne Kommunikation aus deutschen und österreichischen Organisationen im März und April 2021.

Forschungshintergrund

Wie verändert sich die interne Kommunikation in einem virtuellen Arbeitsfeld und wie können ihre Ziele erreicht werden?
Diese Frage wurde oft gestellt, wenn es um die Ergebnisse des Communications Trend Radars 2021 ging – einem Forschungsprojekt, das Anfang des Jahres von der Akademischen Gesellschaft für Management & Kommunikation veröffentlicht wurde. Die Studie identifiziert fünf zentrale Trends aus Gesellschaft, Management und Technologie, die die Unternehmenskommunikation in naher Zukunft beeinflussen werden. Die Virtualisierung der (internen) Kommunikation war einer davon.

 

Forschungsteam

  • Prof. Dr. Sabine Einwiller ist Professorin für Public Relations-Forschung am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft der Universität Wien.
     
  • Julia Stranzl, M.A. ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft der Universität Wien und Mitglied der Corporate Communication Research Group (CCom).
     
  • Daniel Wolfgruber, M.A. ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft der Universität Wien und Mitglied der Corporate Communication Research Group (CCom). 
     
  • Jana Brockhaus, M.A., ist Kommunikationsmanagerin bei der Akademischen Gesellschaft für Unternehmungsführung & Kommunikation und kümmert sich um den Wissenstransfer zwischen Forschung und Praxis.