Das Management agiler Projekte in der Kommunikation

„Beobachtungen aus Agilistan“ – Learnings aus agilen konzernweiten Großprojekten

Jonas Spitra & Martin Meyer, Schott AG

Seit mehreren Monaten betreut Martin Meyer als Scrum-Master das 3-Jahres-Projekt zur Einführung einer neuen Online Experience Plattform (OnEx) bei der Schott AG. "Wenn ich das bisherige Projekt in zwei Sätzen zusammenfassen müsste, dann wären es diese: 1. Nach der reinen SCRUM-Lehre sind wir „gescheitert“. 2. Wir liefern dennoch Ergebnisse - iterativ, gemeinsam und agiler", so Martin Meyer. „Es gibt unglaublich viele Erwartungen, so dass wir alle Unternehmensbereiche einbinden müssen. Entsprechend komplex ist das Projekt“, erklärt er.

Gestartet ist die OnEx-Einführung mit klassischen Scrum-Prozessen. Mehrere Mitarbeiter arbeiten Vollzeit nur für das Projekt. Doch relativ schnell stellte das Team fest, dass Anpassungen nötig sind – möglichst ohne den agilen Charakter des Projekts zu verlieren.

Die wichtigsten Learnings auf einem Blick, die sicherlich auch für viele andere agile Projekte relevant sind:

• Die 14-tägigen Sprints im Projektteam wurden beibehalten, aber die zentralen Entscheidungen werden nunmehr nach Wasserfall-Prinzip getroffen. Der für das Coding verantwortliche Dienstleister arbeitet hingegen weiterhin nach Scrum, was gut funktioniert.

• Zusätzlich zum Project Owner wurde ein Project Lead eingeführt. Diese Person vertritt das Projekt gegenüber dem Top-Management. Dies hilft, immer wieder die Unterstützung des Managements sicherzustellen.

• Das gesamte Projekt wurden vor dem Start in Streams, Meilensteine, Epics & User Stories und letztendlich in 14-tägige Sprints zerlegt, um alle Schritte planen zu können und die beteiligten Dienstleister entsprechend zu briefen. Rund ein Jahr hat es gedauert, bis alle Anforderungen geklärt und mehrere tausend User Stories geschrieben wurden. Doch ohne diese aufwendigen Vorbereitungen wäre das Projekt zum Scheitern verurteilt gewesen.

• Durch die Scrum-Methode wird eine klare Terminplanung, feste Prozesse und ein effizientes Zeitmanagement (Time Boxing) sichergestellt. Technologisch hilft Jira bei der Planung und Umsetzung.

• „Save Rooms“ bieten den Rahmen, um sich bei den Retrospektiven als Team offen und ehrlich Feedback zu geben und sich persönlich und als Gruppe zu entwickeln. 

• One at a time: Ein Projekt dieser Größe bindet so viele Kapazitäten bei Mitarbeitern und Partnern, dass mehrere Großprojekte gleichzeitig das Unternehmen überfordern würden.

Die neue agile Art des Arbeitens führt auch in der gesamten Kommunikationsabteilung der Schott AG zu Veränderungen, so Jonas Spitra, Manager Corporate & Innovation Communication. Sogenannte „Islands of trying agility“ sind entstanden. Jede Woche Montag findet zum Beispiel ein Stand-up-Meeting statt und Mitarbeiter werden mit Spot-Boni zeitnah für gute Arbeit belohnt.

„Wir merken als Kommunikatoren, dass die Erwartungen an Dialoge gestiegen sind und wir verstärkt crossfunktional arbeiten müssen", so Spitra. Auch seine Rolle als Kommunikator verändere sich: „Ich bin heute Storyteller, Seismograph, DJ und Netzwerker, Kellner aber auch Gärtner, Coach und Berater, Mediator, Moderator und Trainer.“ Andere zu befähigen und nicht alles selbst zu verantworten, das ist eine ganz zentrale Veränderung in der heutigen agilen Kommunikationswelt.